Como prepararse para una conferencia

Llega la primavera al hemisferio norte y con ella llega la temporada de conferencias. Hordas de profesionales cerveceros llenan los aeropuertos para su peregrinaje anual. En mi caso, por los pasados tres años he estado asistiendo a tres conferencias: La conferencia estatal de Nueva York (NYSCBC), Craft Brewers Conference (CBC) y el congreso de maestros cerveceros de MBAA. Cada una de estas conferencias tiene una poblacion y un aura distintos, pero mi proceso de preparación es similar para todas.

Meses Antes

Hay una serie de trucos que me aseguran reducir el costo de asistencia si me preparo con antelación. Lo primero es registarme a tiempo para la conferencia. La mayor parte de estos eventos tienen un periodo de "early bird pricing" donde ofrecen descuentos de hasta 20% en el registro. Para miembros de la prensa (noticias, podcasts, escritores, etc.) existe un pase de prensa para el cual se debe aplicar con anticipación. El proceso de aplicación requiere someter un plan de el tipo de contenido y las plataformas donde será compartido. Para esto recomiendo establecer un calendario previo donde se detallen las publicaciones de medios sociales antes, durante y después del evento.

Hay dos costos casi inevitables que pueden llegar a ser hasta el 80% de tus gastos de viaje: transporte y alojamiento. Para reducir estos enormes gastos establece alertas en una plataforma de viajes como google flights. Así recibirás un resumen semanal de las tendencias en precio. Si volar no es tu método preferido de transporte, verifica el costo de otras opciones como bus, tren, o llevar tu propio vehículo. Este último conlleva costos adicionales como combustible, peajes, y estacionamiento. Si llevas tu propio vehiculo, considera un hotel que incluya estacionamiento gratuito en sus predios.  

El alojamiento tiende a ser el mamut que con sus pisadas hunde mi tarjeta de crédito. Para algunos eventos, me alojo en casa de amigos. Pero otros, especialmente aquellos que cambian de locaclización anualmente, requiren estadía en un hotel o en un alojamiento de corto plazo. Meses antes, busca tu lista de amigos y pregunta sobre cuales son los mejores lugares para hospedarte. Para reducir este costo, puedes usar puntos del programa de viajero frecuente o de las tarjeta de crédito de un hotel la cual te puede dar algunas noches gratis por año.

Semanas antes

No todo en un viaje profesional es negocios. Es muy importante saber un poco sobre tu destino antes de ir. Busca restaurantes, bares y atracciones de tu interés y establece un plan de acción para cada dia. Busca qué hay en tu ruta del alojamiento a la conferencia. Lugares como museos, tiendas especializadas y artesanos locales tienen a ser los primeros en mi lista, ya que ofrecen espacios y experiencias únicas donde puedes conseguir algún regalos para los tuyos. Planifica tu ruta del alojamiento al evento para saber qué opciones tienes para moverte eficientemente (uber, taxi, bus, tren, etc.)

Dias antes

El estrés de viajar nos toca a todos de manera distinta. Pero si hay una panacea para este mal es hacer una lista. Prepara una lista de cosas para empacar y tareas previas como rellenar tus medicamentos y cargar tus electrónicos. Como dice mi amigo Adam "Haz una lista y trabaja esa lista". Es de suma importancia tener copias físicas de tus documentos importantes como licencia de conducir y pasaporte. También debes imprimir tus pasajes de vuelo y escribir la dirección del evento y de tu alojamiento. Si te quedas sin carga en un teléfono, estos detalles pueden sacarte de una situación difícil. Además, planifica tus dias durante el evento. Hacer un calendario de actividades puede hacer tu experiencia una más eficiente. Claro está, dejando espacio para el esparcimiento y la diversión. 

Durante el evento

Navegar una ciudad nueva puede ser sobrecogedor. Pero si llegaste hasta aquí ya debes saber lo necesario sobre la ciudad, el transporte y el evento. Cada mañana repasa tu plan de actividades y prepara tu mochila para las mismas. Deja objetos preciados en la caja fuerte del hotel y sal a distrutar. Al regresar del evento, organiza las tarjetas de presentación que obtuviste y anota en cada una algo que te recuerde a esa persona. De este modo podrás reconectar con facilidad en ell futuro. Tambien puedes usar una aplicación de notas en tu teléfono para esto.

Es fácil dejarse llevar y terminar viendo el amanecer en un karaoke lejano. Y conste que a veces es necesario experimentar esto. Sin embargo, manténte alerta y calcula el tiempo que te tomará llegar a tu alojamiento para poder descansar y prepararte para el próximo dia. Pon a cargar tus electrónicos y recarga tus propias pilas.

Después del evento 

A todos nos ha sucedido. Llegas a casa, tiras la maleta y la abres una semana después. Procura organizar tus contactos adquiridos y deshacerte de material inútil antes de salir de tu alojamiento. De manera similar, organiza la ropa sucia en un saco o bolsa, para que sea fácil vaciarlo una vez en casa. Haz una ronda y revisa que no hayas dejado nada en el hotel

En fin. un poco de preparación puede hacer una gran difierencia a la hora de ir a una conferencia.